Hoe moet u stagiaires nu verlonen?

In veel ondernemingen lopen nu stagiaires mee. Het is vaak onduidelijk hoe de vergoedingen die aan stagiaires worden betaald, verwerkt moeten worden in de loonadministratie. De Belastingdienst heeft hiervoor een nieuwe handleiding opgesteld.

Arbeidsrelatie met stagiair? Uw arbeidsrelatie met een stagiair kan aangemerkt worden als een echte dienstbetrekking of als een fictieve dienstbetrekking. Het is ook mogelijk dat er geen sprake is van een dienstbetrekking. De kwalificatie van de arbeidsrelatie is afhankelijk van de beloning die een stagiair ontvangt voor zijn werkzaamheden.

Geen loon

Onkostenvergoeding. Als de stagiair voor zijn arbeid alleen een vergoeding van de werkelijke gemaakte kosten (bijv. reiskosten) ontvangt, dan is er geen sprake van een dienstbetrekking. De stagiair ontvangt voor zijn werkzaamheden dan namelijk geen loon. U hoeft in dat geval dus geen loon in aanmerking te nemen in uw loonadministratie.

Reële beloning

Echte dienstbetrekking. Dit wordt anders als de stagiair voor zijn werk een reële beloning ontvangt, bijv. het minimum (jeugd)loon. In dat geval is hij bij uw onderneming in dienst. Dit betekent dat u de normale regels moet toepassen voor de loonheffingen. Ook is de stagiair dan verplicht verzekerd voor de werknemersverzekeringen. Het overeengekomen loon moet op reguliere wijze verwerkt worden in uw salarisadministratie.

Stagevergoeding

Fictieve dienstbetrekking. De arbeidsrelatie kan ook worden aangemerkt als een ‘fictieve’ dienstbetrekking. Hiervan is sprake als de stagiair weliswaar een stagevergoeding ontvangt, maar deze niet marktconform is. Denk dus aan een vergoeding die lager is dan het minimum (jeugd)loon.

Verschil. Over de afgesproken vergoeding moet u dan loonheffing inhouden en de werkgeversheffing Zvw afdragen. De stagiair is verzekerd voor de Wet Wajong en voor de Ziektewet, maar er zijn geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd over de stagevergoeding. Dit is dus een verschil met de situatie waarin de stagiair een reële arbeidsvergoeding ontvangt en daardoor in dienstbetrekking bij uw onderneming is.

Daarna in dienst. Het komt regelmatig voor dat een stagiair na afloop van de stageperiode in dienst treedt bij de onderneming. Hierdoor kan de arbeidsrelatie wijzigen van een fictieve dienstbetrekking naar een reguliere dienstbetrekking. Dit heeft gevolgen voor de heffing van premies werknemersverzekeringen. In een dergelijk geval moet er namelijk over de stagevergoeding alsnog premie voor de werknemersverzekeringen afgedragen worden. Dit leidt dus tot een inhaaleffect.

School ontvangt vergoeding

Stagiair niet in loonadministratie. Als de stagiair de stagevergoeding niet zelf ontvangt, dan mag u de inhouding van loonheffingen achterwege laten.

Voorwaarden. Er moet dan wel voldaan worden aan de volgende voorwaarden:

  • u maakt de stagevergoeding rechtstreeks over aan de school of het stagefonds;
  • de school of het stagefonds geeft de stagevergoeding niet door aan de stagiair, maar gebruikt dit voor algemene schoolse activiteiten;
  • de school of het stagefonds administreert de stagevergoedingen en de besteding daarvan;
  • u legt in uw administratie de gegevens van de stagiair vast en van de school of het stagefonds.

Contact opnemen

Telefoon 085 - 06 07 804
Email: info@odafiscal.nl
Scroll naar top