Welkom bij uw bedrijf
Als starter denkt u maar aan één ding: beginnen, omzet draaien, geld verdienen en investeren in uw bedrijf. Terwijl u hard aan het werk bent, stapelen de facturen zich op en later bedenkt u dat u een boekhouder moet vinden. Dat is misschien goed bedacht maar makkelijk is het niet, want de keuze voor een juiste boekhouder en een goed advies zijn in de startfase erg belangrijk.
ondernemer 1
"Ik verkoop geen bier, ik verkoop gezelligheid."
ondernemer 2
"The best way of learning about anything is by doing."
ondernemer 3
"Het grootste risico is dat je geen enkel risico durft te nemen."
Kiezen van rechtsvorm
Eigen onderneming starten! Welke rechtsvorm moet je kiezen? Een eenmanszaak, een bv of een VOF. Deze keuze heeft gevolgen voor je aansprakelijkheid en belastingverplichtingen. Natuurlijk kun je later nog switchen, maar dat kost vaak tijd en geld. Wij helpen je de juiste keuze te maken. Grofweg zijn er twee rechtsvormen, zonder en met rechtspersoonlijkheid, oftewel bijvoorbeeld een eenmanszaak en een besloten vennootschap. Afhankelijk van jouw situatie is de ene rechtsvorm fiscaal meer voordelig dan de andere rechtsvorm. Eenmanszaak is veruit de meest populaire rechtsvorm vanwege de minimale oprichtingseisen en het belastingvoordeel. Ga je alleen werken of samenwerken? Hoeveel privé eigen vermogen neem je mee en welk type belastingen worden geheven? Al deze zaken zijn van invloed op jouw keuze.
Administratie systeem opzetten
De belastingdienst verplicht iedere ondernemer om een boekhouding op te zetten en met boekhouding opzetten kun je als startende ondernemer niet vroeg genoeg beginnen. Een goed systeem begint op het moment dat je plannen maakt voor je eigen bedrijf. Want de meeste ondernemers kopen al spullen in voordat het bedrijf daadwerkelijk is gestart. Zet dus direct een goed systeem op, zodat je de administratie goed kunt overdragen aan je boekhouder en eventueel aan de Belastingdienst. Samen gaan we sorteren, weggooien en vooral het opzetten van een voor u overzichtelijk systeem. Daarna kost het bijhouden van uw administratie u niet veel tijd meer. En het levert overzicht, rust en geld op.
Administratie ordenen
Voorkom chaos in je administratie! Te lang geen tijd gehad of gemaakt om er iets aan te doen? En het daardoor nu niet op orde is? Komen aanmaningen binnen terwijl je je niet bewust bent van de factuur die je ontvangen hebt, moet je je aangifte doen maar weet je niet waar alle documenten zijn? Om dat in goede banen te leiden, zorg je dat jouw boekhouding uit verschillende onderdelen bestaat die goed geordend zijn. Bij een klein bedrijf met weinig papierwerk past alles nog in één ordner met diverse tabbladen. Bij een groter bedrijf gebruik je meerdere ordners. De administratie moet in de originele vorm bewaard worden. Digitaal of op papier. Het ordenen van de administratie kan eigenlijk een rustgevende activiteit zijn. Alleen al daarom moet je het goed doen.
Wetgeving voor startende ondernemers
Als (startende) ondernemer krijg je te maken met wet- en regelgeving. Leuk of niet leuk, we moeten ons nu eenmaal aan de wet houden. Om dit nog leuker te maken voert de overheid ieder jaar nieuwe wetswijzigingen door. Hoe de belastingmaatregelen in de praktijk uitpakken voor ondernemers is altijd even afwachten. Diverse componenten van wetswijziging zijn verbonden. Het ene deel is wellicht gunstig voor je, het andere deel kan ongunstig zijn. Het is dus per ondernemer en rechtsvorm verschillend wat de voor- of nadelen zijn. Gelukkig maakt de overheid (normaliter) de wetswijzigingen tijdig bekend en in sommige gevallen met terugwerkende kracht. Ondernemers hebben dan meestal genoeg de tijd om hun bedrijfsvoering aan te passen en zodanig te sturen, dat mogelijke nadelige financiële gevolgen opgevangen kunnen worden of van nieuwe mogelijkheden geprofiteerd kan worden.
Prognoses maken
Met prognoses en begrotingen krijg je meer inzicht in je bedrijf en de toekomst. Dan weet je precies wat je wel en niet kunt doen op financieel gebied. Een prognose is eigenlijk een voorspelling van de cijfers van je onderneming van het huidige of volgende jaar. Een prognose is bijvoorbeeld nodig wanneer je een hypotheek aanvraagt als ondernemer dan wil de bank meestal jouw financiële situatie weten. Zoals de naam het zegt, worden de omzet en de kosten geschat op basis van verwachtingen in de toekomst. Voorspellingen zijn al snel te rooskleurig en we denken liever in kansen dan in bedreigingen. Daarom is het belangrijk dat er een realistisch beeld wordt geschetst van de financiële toestand van je bedrijf.
Overeenkomsten
Als ondernemer wil je ondernemen, deals sluiten, geld verdienen en vervolgens herinvesteren. Als ondernemer loop je met enige regelmaat tegen een verrassing aan. Zo nu en dan heb je privé de financiële ruimte nodig en dus leen je geld van jouw B.V. of van familie. Je verricht een opdracht voor een klant, je gaat een samenwerking met een andere ondernemer aan of je komt handen tekort en wilt graag personeel aannemen. Als ondernemer heb je dus verschillende zakelijke relaties. Het is daarom verstandig om deze relaties altijd vast te leggen in een overeenkomst met daarin heldere afspraken. Zo voorkom je vervelende verrassingen achteraf. Door in een schriftelijke overeenkomst vooraf duidelijke afspraken te maken, kunnen veel problemen in de onderneming worden voorkomen. Overeenkomsten maken is vakwerk maar hoeft niet te worden opgesteld door een jurist om rechtsgeldig te zijn. Het is wel zo dat een overeenkomst er nog zo gelikt uitziet, maar dat wil niet zeggen dat de overeenkomst dan ook helemaal juridisch dichtgetimmerd zit. Dat kan alleen een professional beoordelen.
Personeel
Start je een eigen bedrijf en denk je erover om misschien personeel in dienst te nemen? Voordat je personeel gaat aannemen, is het handig om er goed over na te denken of het echt noodzakelijk is om personeel in dienst te nemen. Over het algemeen is personeel één van de hoogste kostenposten binnen een bedrijf. Daarom is het handig om eerst te bekijken of er extra werknemers nodig zijn of dat je misschien tijdelijk zelf bepaalde taken kunt uitvoeren. Een extra medewerker biedt echter vaak wel veel groeikansen en gemak. Als je personeel hebt dan heb je als cadeau de loonadministratie erbij. Deze is best ingewikkeld doordat je te maken krijgt met bepaalde loonheffingen, vakantiedagen, ziekte van jouw werknemer, vervoer- en reiskosten van jouw werknemer maar ook heffingskortingen en nog veel meer.
Liquiditeit
De liquiditeit van een bedrijf geeft aan in hoeverre het bedrijf kan voldoen aan zijn lopende betalingsverplichtingen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de dynamische liquiditeit en de statische liquiditeit. De dynamische liquiditeit geeft de verhouding aan tussen de inkomende geldstroom en de uitgaande geldstroom. De statische liquiditeit geeft aan in hoeverre het bedrijf met de vlottende activa (voorraden, debiteuren, overige vorderingen en liquide middelen) kan voldoen aan zijn kortetermijnverplichtingen. Liquiditeitsproblemen en betalingsproblemen zijn vervelend voor ondernemers. Er zijn betalingen die u niet kunt doen. Het aantal aanmaningen en herinneringen stapelt zicht op. De gerechtsdeurwaarder staat wellicht al aan de deur. Wat moet u doen? Neem geen afwachtende houding aan, maak een liquiditeitsprognose en ga in gesprek met leveranciers om het probleem op te lossen.
Bewaarplicht administratie
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens, zoals het grootboek, de loonadministratie en de debiteuren- en crediteurenadministratie. Documenten m.b.t. onroerende goederen moet je minimaal 10 jaar bewaren. Of je stukken nu digitaal zijn of van papier, de bewaartermijn is dezelfde. Officieel moeten gegevens bewaard worden in de originele vorm. Wat je digitaal ontvangen hebt, moet je dus digitaal bewaren en wat je op papier ontvangen hebt, moet je op papier bewaren. Wil je liever alles digitaal bewaren? Daar kun je afspraken over maken met de Belastingdienst. Je kunt bijvoorbeeld onder bepaalde voorwaarden bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Brand of diefstal gelden namelijk niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen. Dus zorg ervoor dat je op een externe harde schijf of ergens in de cloud een reservebestand hebt van je boekhouding.